Stedelijk programmamanager Flexibel Werken Guido van Loenen is een van de drijvende krachten achter de verduurzaming van de gemeentelijke gebouwen. Het programma HNW020 (het nieuwe werken Amsterdam) is mede daardoor tot volle bloei gekomen

“Tijdens de crisis stootte de gemeente voor 152 miljoen aan vastgoed af. Tegenover dat zuur hebben we iets zoets gezet; de duurzame verbouwing van de panden die een nieuwe flexibele, manier van werken ondersteunt. Je moet er dan natuurlijk ook voor zorgen dat de cultuur en het gedrag van de medewerkers aansluiten bij de nieuwe manier van werken. Anders heb je alleen een mooi decor. Daarom zijn we 2018 begonnen met de invoering van flexibel werken onder de vlag HNW020.

Hoe ziet het nieuwe werken eruit?

“Het is de manier waarop we nu bij de gemeente werken. In grote lijnen betekent het dat je niet gebonden bent aan een bepaalde plek en strikte kantooruren, tenzij het vanwege je functie niet anders kan. Wat telt, is jouw prestatie en dat je die in goede gezondheid kunt leveren. Omdat we veelal samenkomen in project- en programmateams en daarna weer uitwaaieren, zit niemand meer acht uur per dag aan zijn bureau. Uit onderzoek bleek dat maar op een van de drie werkplekken fysiek een medewerker zat. En toch ervaren we allemaal krapte. Vooral in de Weesperdriehoek; tussen de Jodenbreestraat, de Weesperstraat en de Wibautstraat, vinden medewerkers het druk en vol. Daarom wilden we ook de overige werkplekken beter benutten. Als het op de ene plek te druk is en de andere rustig is dat een grote kostenpost. Een werkplek kost per persoon jaarlijks ongeveer 7.500 euro. Je mag wat mij betreft elke dag aan hetzelfde bureau gaan zitten, maar als je langer dan anderhalf uur niet op je plek zit omdat je aan het vergaderen bent, log dan even uit. Dan kan iemand anders aan dat bureau zitten. Zo maken we optimaal gebruik van onze werkplekken.”

Als het te druk is in een gebouw, kun je toch ook naar een ander gebouw?

“Dat kan niet altijd. Je moet je aanmelden bij de balie en als ze je niet kennen, mag je niet naar binnen. Daardoor hadden sommige medewerkers wel veertien pasjes. Om dat op te lossen hebben we in april 20.000 pasjes die toegang verlenen tot één gebouw, omgeruild voor een pas waarmee de ongeveer 7.500 medewerkers in elf locaties in de hele stad kunnen werken. In het najaar van 2019 zijn de meeste panden ontsloten en in 2020 zijn ook de werven toegankelijk voor medewerkers. We werken ook aan een webapplicatie waarop je kunt zien waar een beschikbare werkplek is als je een gebouw binnenkomt. Dan hoef je niet langer twintig minuten door een gebouw te lopen voordat je een werkplek hebt. En de flexibel-werkenapp meet de bezettingsgraad van plaza’s, aanlandplekken en superflexzones. Daar kun je snel even inloggen als je onderweg bent.”

Wat gaat de burger van de nieuwe duurzame koers merken?

“Door slimmere openingstijden te hanteren en gemeentelijke panden te sluiten bij een lage bezettingsgraad zorgen we voor duurzaam gebruik van de panden en besparen we enorm veel kosten en CO2-uitstoot. Uit de bezettingsgegevens blijkt dat dit vooral tijdens feestdagen en op vrijdagen het geval is. Denk eens aan de energie- en schoonmaakkosten die we zo in kas houden. Als onze grootste kantoorlocaties een betere bezetting van zo’n tien procent krijgen vanwege het feit dat medewerkers zelf kunnen bepalen waar in de stad ze gaan werken, dan besparen we daar op jaarbasis ongeveer drie miljoen mee. Dat geld kan de gemeente gebruiken voor andere nuttige zaken. Door het inzicht in de bezettingsgegevens en kosten, kunnen we bovendien een onderbouwd advies geven of huurcontracten van huurpanden dienen te worden verlengd of juist opgezegd.”